Se o contato por e-mail é uma parte importante do seu negócio, você sabe que obter (ou não) uma resposta pode ter um impacto significativo na sua produtividade e nos seus resultados financeiros. Afinal, o contato por e-mail é a chave para:
- Vendas: ligações telefônicas, tanto para clientes em potencial quanto para clientes em potencial.
- Oportunidades de publicação de artigos como convidado
- Divulgação como parte de uma campanha de marketing de influência.
Entender como obter respostas aos seus e-mails pode ser a habilidade que o ajudará a estabelecer relacionamentos importantes e a beneficiar seu negócio por muitos anos. A seguir, apresentamos cinco maneiras de aumentar as chances de seus e-mails serem lidos e respondidos:
1. Escreva e-mails mais curtos.
Enviar e-mails longos — mesmo que bem escritos e com palavras cuidadosamente escolhidas — pode, na verdade, diminuir suas chances de obter uma resposta. Existem dois motivos principais para isso: ou o destinatário simplesmente não tem tempo ou vontade de ler um e-mail extenso, ou sente que não tem o tempo necessário para responder de forma suficientemente detalhada.
Em um estudo, pesquisadores da Universidade de Boston e do MIT concluíram que e-mails mais curtos, na verdade, aumentavam tanto o tempo de resposta quanto a produtividade dos funcionários. "Usuários de e-mail", escreveram eles, "que enviam mensagens curtas e objetivas recebem respostas comprovadamente mais rápidas do que usuários que enviam mensagens longas e confusas."
Leve em conta: Para ter mais chances de obter uma resposta, mantenha seus e-mails curtos e objetivos. Seja claro sobre o que você deseja e não inclua informações desnecessárias.
2. Descubra os horários de pico de engajamento por e-mail.
Para obter respostas aos seus e-mails, primeiro certifique-se de que os destinatários os vejam e abram. Uma maneira de aumentar as chances disso acontecer é enviar seus e-mails durante os horários de pico de engajamento.
De acordo com uma pesquisa da GetResponse, esse período de pico ocorre entre 8h e 10h e entre 3h e 4h (horário local). É quando a maioria das pessoas está em suas mesas, verificando suas caixas de entrada — o que significa que enviar um e-mail nesse horário garantirá que ele esteja no topo da caixa de entrada delas.
Embora esses dados se apliquem especificamente a campanhas de e-mail em grupo, as conclusões ainda são relevantes para e-mails pessoais. Saber quando as pessoas têm maior probabilidade de verificar seus e-mails ajudará você a programar o envio das suas mensagens para o momento perfeito.
3. Dê às pessoas um motivo para responder.
Obter uma resposta pode ser tão simples quanto mencionar porque Você precisa que eles respondam. Uma pesquisa realizada na década de 1970 buscou identificar quais tipos de solicitações tinham maior probabilidade de levar à concordância. Os participantes foram abordados em uma biblioteca, no momento em que estavam prestes a começar a fotocopiar alguns documentos. O pesquisador então pedia para usar a fotocopiadora, utilizando um dos três tipos de perguntas:
- Com licença, tenho x páginas. Posso usar a máquina de xerox?
- Com licença, tenho x páginas. Posso usar a máquina de xerox, pois preciso fazer cópias?
- Com licença, tenho x páginas. Posso usar a máquina de xerox, pois estou com pressa?
Os resultados foram fascinantes. Enquanto o primeiro pedido alcançou uma taxa de conformidade de apenas 60%, o segundo e o terceiro pedidos, respectivamente, atingiram taxas de conformidade impressionantes de 93% e 94%.
Leve em conta: Se você realmente quer aumentar suas chances de receber uma resposta ao seu e-mail, Dê às pessoas um motivo para responder.Para obter os melhores resultados, apresente uma razão convincente (e verdadeira) (por exemplo, "... porque preciso desta informação para cumprir o prazo").
4. Ofereça um favor sem compromisso.
Você provavelmente já ouviu falar do princípio psicológico da reciprocidade. Em seu famoso livro, Influência: A Psicologia da PersuasãoRobert Cialdini descreveu a reciprocidade como nosso desejo inato de nos sentirmos em dívida com aqueles que fizeram algo por nós ou nos deram um presente.
O princípio da reciprocidade é frequentemente utilizado no marketing: por exemplo, oferecer uma amostra grátis para incentivar alguém a comprar a versão completa do seu produto. O mesmo princípio pode ser facilmente aplicado à questão de obter uma resposta por e-mail. Por exemplo, a qual das duas mensagens de e-mail a seguir você estaria mais inclinado a responder?
- "Gostaria apenas de informar que recomendei você a um dos meus clientes hoje. Além disso, por favor, me avise se tiver interesse em prosseguir com a parceria mencionada acima."
- “Por favor, me avise se você tiver interesse em prosseguir com a parceria mencionada acima.”
Leve em conta: Sempre que possível, ofereça um pequeno favor, sem compromisso, ao solicitar uma resposta por e-mail. Seu destinatário pode se sentir em dívida o suficiente para realmente responder ao seu e-mail!
5. Use humor (apropriado).
Quando tudo mais falha, não custa tentar um pouco de humor à moda antiga. Um comentário leve ou um lembrete bem-humorado de que você está aguardando uma resposta pode ser o empurrãozinho que a pessoa precisa.
Um exemplo de como usar o humor para obter uma resposta.
No entanto, é preciso ter cuidado. Se você não teve contato prévio com a pessoa, o humor pode ter o efeito contrário.
Leve em conta: Se alguém achar seu comentário inapropriado, manipulador ou, pior ainda, sem graça, você pode ter que esperar por essa resposta por muito, muito tempo.
Considerações finais
Embora as estratégias acima devam aumentar suas chances de obter uma resposta, lembre-se de que existem certos erros comuns em e-mails que podem anular esses efeitos. Alguns exemplos incluem:
- Utilizando uma saudação genérica (por exemplo, "Prezado senhor" ou "A quem possa interessar" ou "Prezado senhor ou senhora")
- Enviar um e-mail com erros de digitação ou gramaticais.
- Enviar um e-mail sobre um assunto delicado que seria melhor tratar por telefone ou pessoalmente
- Não dar à pessoa tempo suficiente para responder antes de enviar um e-mail de acompanhamento.
- Incluir um lembrete sarcástico ou maldoso (por exemplo, "Vejo que você não considera meu e-mail importante o suficiente para respondê-lo")
Obter uma resposta por e-mail é em parte arte e em parte ciência, portanto, não tenha medo de experimentar estratégias diferentes e ver quais funcionam para você.
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by Jayson DeMers
fonte: Empreendedor
