5 Wege, um Menschen dazu zu bringen, auf Ihre E-Mail zu antworten

E-Mails können eine äußerst effektive Kommunikationsmethode für Unternehmen sein – aber nur, wenn die Leute diese Nachrichten auch tatsächlich lesen und beantworten.

Wenn E-Mail-Marketing ein wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens ist, wissen Sie, dass der Erhalt einer Antwort (oder deren Ausbleiben) erhebliche Auswirkungen auf Ihre Produktivität und Ihren Gewinn haben kann. E-Mail-Marketing ist schließlich der Schlüssel zu:

• Vertrieb: sowohl Warm- als auch Kaltakquise „Anrufe“
• Möglichkeiten für Gastbeiträge
• Outreach als Teil einer Influencer-Marketing-Kampagne

Zu verstehen, wie man auf E-Mails eine Antwort erhält, kann die Fähigkeit sein, die Ihnen hilft, wichtige Beziehungen aufzubauen, von denen Ihr Unternehmen jahrelang profitieren wird. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mails gelesen und beantwortet werden:

1. Schreiben Sie kürzere E-Mails.

Das Versenden langer E-Mails – selbst gut formulierter und sorgfältig geschriebener – kann die Wahrscheinlichkeit einer Antwort verringern. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe: Entweder hat der Empfänger weder Zeit noch Lust, eine lange E-Mail zu lesen, oder er fühlt sich zeitlich nicht ausreichend gerüstet, um ausführlich zu antworten.

In einer Studie kamen Forscher der Boston University und des MIT zu dem Schluss, dass kürzere E-Mails sowohl die Reaktionszeiten als auch die Produktivität der Mitarbeiter steigern. „E-Mail-Nutzer“, schrieben sie, „die kurze, prägnante Nachrichten senden, erhalten nachweislich schnellere Antworten als Nutzer, die lange, ausschweifende Nachrichten verschicken.“

Mitnehmen: Um die besten Chancen auf eine Antwort zu haben, fassen Sie Ihre E-Mails kurz und prägnant. Machen Sie deutlich, was Sie möchten, und verzichten Sie auf unnötige Informationen.

2. Ermitteln Sie die Zeiten mit der höchsten E-Mail-Interaktionsrate.

Um Antworten auf Ihre E-Mails zu erhalten, stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Empfänger diese auch tatsächlich sehen und öffnen. Eine Möglichkeit, die Wahrscheinlichkeit dafür zu erhöhen, besteht darin, Ihre E-Mails zu Zeiten mit hoher E-Mail-Interaktion zu versenden.

Laut einer Studie von GetResponse liegt die Spitzenzeit für E-Mails zwischen 8 und 10 Uhr morgens sowie zwischen 3 und 4 Uhr (Ortszeit). Zu dieser Zeit sitzen die meisten Menschen an ihren Schreibtischen und lesen ihre E-Mails – wenn Sie Ihre E-Mail also in diesem Zeitraum versenden, landet sie garantiert ganz oben im Posteingang.

Diese Daten beziehen sich zwar speziell auf Gruppen-E-Mail-Kampagnen, die Erkenntnisse sind aber auch für persönliche E-Mails relevant. Zu wissen, wann Empfänger am ehesten ihre E-Mails abrufen, hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mails so zu planen, dass sie zum optimalen Zeitpunkt ankommen.

3. Geben Sie den Leuten einen Grund zu reagieren.

Eine Antwort zu erhalten, kann so einfach sein wie die Erwähnung von warum Sie müssen reagieren. Untersuchungen aus den 1970er Jahren hatten zum Ziel, herauszufinden, welche Arten von Anfragen am ehesten zur Befolgung führen. Die Probanden wurden in einer Bibliothek angesprochen, kurz bevor sie mit dem Kopieren von Dokumenten beginnen wollten. Der Versuchsleiter bat sie dann, den Kopierer zu benutzen, und verwendete dabei eine von drei Fragetypen:

1. „Entschuldigen Sie, ich habe x Seiten. Darf ich den Kopierer benutzen?“
2. „Entschuldigen Sie, ich habe x Seiten. Darf ich den Kopierer benutzen, da ich Kopien anfertigen muss?“
3. „Entschuldigen Sie, ich habe x Seiten. Darf ich den Kopierer benutzen, da ich es eilig habe?“

Die Ergebnisse waren faszinierend. Während die erste Anfrage nur eine Erfüllungsquote von 60 Prozent erreichte, erzielten die zweite und dritte Anfrage jeweils eine beachtliche Erfüllungsquote von 93 bzw. 94 Prozent.

Mitnehmen: Wenn Sie Ihre Chancen auf eine Antwort auf Ihre E-Mail wirklich erhöhen möchten, Geben Sie den Menschen einen Grund zum ReagierenFür optimale Ergebnisse geben Sie einen überzeugenden (und wahrheitsgemäßen) Grund an (z. B. „… weil ich diese Informationen benötige, um meine Frist einhalten zu können“).

4. Biete einen Gefallen ohne jegliche Verpflichtungen an.

Sie haben wahrscheinlich schon vom psychologischen Prinzip der Gegenseitigkeit gehört. In seinem bekannten Buch Einfluss: Die Psychologie der ÜberzeugungRobert Cialdini beschrieb Reziprozität als unser angeborenes Bedürfnis, uns gegenüber denen verpflichtet zu fühlen, die etwas für uns getan oder uns ein Geschenk gemacht haben.

Das Prinzip der Gegenseitigkeit findet im Marketing häufig Anwendung: Beispielsweise bietet man eine kostenlose Probe an, um jemanden zum Kauf der Vollpreisversion des Produkts zu animieren. Dasselbe Prinzip lässt sich problemlos auch auf die Gewinnung von E-Mail-Antworten übertragen. Auf welche der folgenden beiden E-Mail-Bemerkungen würden Sie beispielsweise eher antworten?

1. „Ich wollte Ihnen nur mitteilen, dass ich Sie heute einem meiner Kunden empfohlen habe. Bitte lassen Sie mich außerdem wissen, ob Sie an der oben erwähnten Partnerschaft interessiert sind.“
2. „Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie an der oben genannten Partnerschaft interessiert sind.“

Mitnehmen: Bieten Sie nach Möglichkeit eine kleine, unverbindliche Gefälligkeit an, wenn Sie um eine E-Mail-Antwort bitten. Ihr Empfänger fühlt sich dadurch möglicherweise ausreichend verpflichtet, um tatsächlich auf Ihre E-Mail zu antworten!

5. Setzen Sie (angemessenen) Humor ein.

Wenn alles andere fehlschlägt, kann man es immer noch mit altmodischem Humor versuchen. Ein lockerer Kommentar oder eine humorvolle Erinnerung daran, dass man auf eine Antwort wartet, könnte genau der kleine Anstoß sein, den die Person braucht.

Ein Beispiel dafür, wie man Humor einsetzen kann, um eine Reaktion hervorzurufen

Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Wenn man vorher noch keinen Kontakt zu der Person hatte, kann Humor schnell nach hinten losgehen.

Mitnehmen: Wenn jemand Ihren Kommentar als unangemessen, manipulativ oder, schlimmer noch, einfach nicht lustig empfindet, müssen Sie möglicherweise sehr, sehr lange auf eine entsprechende Reaktion warten.

Abschließende Gedanken

Die oben genannten Strategien bieten Ihnen zwar gute Chancen auf eine Antwort, doch bedenken Sie, dass bestimmte Fehler in E-Mails diese Effekte zunichtemachen können. Dazu gehören beispielsweise:

• Verwendung einer allgemeinen Anrede (z. B. „Sehr geehrter Herr“, „An alle, die es betrifft“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“)
• Das Versenden einer E-Mail mit Tipp- oder Grammatikfehlern
• Eine E-Mail über ein sensibles Thema zu schreiben, das besser in einem Telefonat oder einem persönlichen Gespräch besprochen wird
• Der Person nicht genügend Zeit zur Antwort gegeben, bevor eine Folge-E-Mail versendet wurde
• einschließlich einer sarkastischen oder boshaften Bemerkung (z. B. „Ich sehe, Sie finden meine E-Mail nicht wichtig genug, um darauf zu antworten“)

Eine E-Mail-Antwort zu erhalten, ist teils Kunst, teils Wissenschaft. Scheuen Sie sich also nicht, verschiedene Strategien auszuprobieren und zu sehen, welche für Sie funktionieren.

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by Jayson DeMers
Quelle: Unternehmer