"팀을 위한 애자일 마케팅 가이드"의 이 장에서는 팀 구성원들이 우선순위 설정에 대한 책임을 명확히 하고, 우선순위를 효과적으로 전달하기 위해 백로그를 최적화하며, 과도한 업무 부담과 소진을 방지하는 방법을 배우게 됩니다.
제가 본 최고의 애자일 마케팅 팀들은 우선순위 설정에 매우 능숙합니다. 이 장에서는 팀원들에게 우선순위 설정에 대한 책임을 명확히 부여하고, 우선순위를 효과적으로 전달하기 위한 백로그 최적화 방법을 배우며, 과도한 업무 부담과 소진을 방지하는 방법을 알아보겠습니다.
팀원 중 한 명이 우선순위를 정해야 합니다.
애자일 마케팅 팀이 스크럼 프레임워크를 문자 그대로 따를 필요는 없지만, 각 팀에 우선순위 설정을 담당할 한 사람을 반드시 지정해야 합니다. 이 사람은 제품 책임자, 마케팅 책임자, 전략가, 프로젝트 관리자, 팀 리더 또는 단순히 관리자라고 불릴 수 있습니다. 직책에 관계없이, 이 사람은 고객과 조직에 가장 가치 있는 것이 무엇인지 정의하는 유일한 주체가 되어야 합니다.
이러한 책임을 맡은 고유한 역할이 없을 경우, 팀원들은 회사의 전반적인 목표와 전략에 부합하는지 여부와 관계없이 모든 업무 요청을 수락하게 됩니다. 이는 팀원들의 소진감과 잦은 업무 전환으로 이어집니다.
마케팅팀 구성원들로부터 과로, 끊임없는 새로운 요청에 시달리고, 성과를 내지 못한다는 불만을 수없이 들었습니다. 비즈니스 성과보다는 단순히 결과물만 만들어내는 구시대적인 방식이 바로 사람들이 회사를 떠나는 원인입니다.
저는 현재 팀 내에 우선순위 설정을 담당하는 사람이 없는 회사를 코칭하고 있습니다. 아사나를 사용하여 업무를 관리하고 있는데, 이는 좋은 시작이지만 팀원 누구나 언제든지 업무를 입력할 수 있고, 잘 계획된 우선순위보다는 마감 직전에 제출되는 경우가 많습니다.
팀원 모두가 업무에 참여하는 것 자체가 나쁜 것은 아니지만, 적절한 업무를 선별해 줄 사람이 없다는 점이 문제입니다. 팀은 과부하에 시달리고, 너무 많은 우선순위를 동시에 처리해야 하며, 수많은 프로젝트를 시작하지만 정작 고객에게 실질적인 가치를 제공하지 못하는 상황에 놓이게 됩니다. 따라서 팀에서 새로운 아이디어를 얻는 것은 좋지만, 모든 아이디어를 검토하여 가장 중요한 것을 결정할 수 있는 담당자가 반드시 필요합니다.
제가 함께 일해 본 최고의 팀들은 이 역할을 명확하게 정의해 놓았습니다. 이 담당자는 업무 시간의 절반은 비즈니스 이해관계자 및 고객과 함께 우선순위를 정하는 데 쓰고, 나머지 절반은 팀원들과 함께 전략 및 기대되는 결과에 대한 질문에 답하는 데 사용합니다. 이 담당자가 해야 할 일은 팀의 업무 방식을 정하는 것이 아닙니다. 그것은 애자일 마케팅 팀이 스스로 해내는 일입니다.
현재 팀 내에서 우선순위 설정을 담당하는 역할이 없다면, 조직에서 그 역할을 맡을 사람을 지정하는 데 도움을 주시기 바랍니다. 이 사람은 다음과 같은 능력을 갖춰야 합니다.
- 주요 이해관계자 및 고객에게 접근할 수 있습니다.
- 우선순위를 정할 수 있어야 합니다
- 팀과 일상적으로 소통하며 업무를 진행할 시간 (직접 업무를 하는 것이 아니라, 우선순위를 전달하는 것)이 있어야 합니다.
- “아니요”라고 말하는 것을 편안하게 생각하세요.
제가 함께 일했던 한 소매 회사는 최근 애자일 마케팅을 도입했습니다. 제품 책임자(Product Owner) 역할을 신설하고, 제품 책임자는 팀에 이미 요청된 모든 업무를 한눈에 파악할 수 있게 되었습니다. 애자일 마케팅 이전에는 요청 사항이 개별 팀원에게 전달되었기 때문에 팀이 맡은 업무의 전체적인 규모를 파악하기 어려웠습니다. 제품 책임자는 모든 업무 요청을 백로그에 넣고 팀원들에게 업무 규모를 산정하도록 했습니다. 그 결과, 팀은 이미 2년 치 업무에 착수한 상태였습니다! 그들은 두 가지 선택에 직면했습니다. 새로운 인력을 채용하고 최소 두 개의 팀을 더 구성하거나, 어떤 캠페인은 진행하지 않을지 결정하는 것이었습니다. 그들은 후자를 선택했고, 많은 아이디어가 더 이상 필요하지 않다는 것을 알게 되었습니다. 마케팅 팀은 업무를 효율화하고 훨씬 더 관리 가능한 속도로 업무를 진행할 수 있게 되었습니다.
마케팅 백로그를 통해 업무 최적화
우선순위 지정 담당자를 정했다면, 모든 업무 요청은 해당 담당자를 거쳐야 합니다. 이는 애자일 마케팅 구현에서 가장 어려운 부분 중 하나이지만, 팀이 가장 가치 있는 업무에 집중하고 고객에게 더 빨리 가치를 제공하는 데 가장 효과적인 방법이기도 합니다.
자, 이제부터는 좀 더 자세히 알아볼까요? 애자일 마케팅에서는 관리자가 더 이상 직접 업무를 배정하지 않습니다! 맞습니다. 마케팅 백로그가 팀이 다음에 해야 할 일의 유일한 기준이 되며, 팀이 실제로 무언가를 성취할 수 있도록 모든 업무를 이해하는 담당자를 통해 모든 업무가 전달되어야 합니다.
조직에 애자일 마케팅이 처음이라면, 팀원 모두가 관리자에게 애자일 마케팅의 작동 방식을 교육하는 것이 매우 중요합니다. 관리자들은 업무 배정에 대한 통제권을 잃는 것을 좋아하지 않을 수도 있지만, 이는 관리자들이 세부적인 업무에서 벗어나 전략적인 업무에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
따라서 팀 구성원으로서 관리자나 다른 사람으로부터 업무를 지시받으면, 팀이 이제 하나의 우선순위가 정해진 백로그를 기반으로 작업하고 있음을 설명할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 업무 진행 상황을 명확하게 파악하고 팀이 가장 중요한 항목에 집중할 수 있다는 장점이 있습니다.
일부 팀에서는 요청자가 원하는 것을 팀 백로그에 입력하도록 허용하지만, 마케팅 담당자는 새로운 요청과 기존 요청을 구분할 수 있어야 하며, 이는 많은 애자일 도구에서 가능합니다. 제가 본 다른 팀들은 이해관계자들과 분기별 우선순위를 잘 계획하고, 그 시점에 백로그에 작업을 추가하는 방식을 활용합니다.
마케팅 백로그는 향후 모든 작업을 위한 유동적이고 투명한 공간입니다. 팀의 마케팅 담당자는 캠페인 성과 및 이해관계자의 요구 사항을 파악하면서 백로그를 매일 확인하고 목록의 우선순위를 조정해야 합니다.
만약 당신이 마케팅 담당자가 아니라면, 팀원 중 마케팅 담당자에게 그 역할을 계속 수행하도록 권장하세요. 마케팅 백로그 모든 팀 구성원과 이해 관계자가 향후 작업과 특정 시점에 가장 중요한 사항을 쉽게 확인할 수 있도록 최신 상태로 유지합니다.
우선순위 기준 설정
마감 직전에 쏟아지는 성가신 긴급 요청들은 어떻게 처리해야 할까요? 그런 요청에 전혀 대응할 수 없는 경직된 시스템을 만들고 싶지는 않지만, 팀과 이해관계자들이 '긴급'의 기준과 팀의 업무를 중단하거나 예정된 작업을 미루더라도 처리할 가치가 있는 요청이 무엇인지 정의해야 합니다. 긴급 요청은 예외적인 경우여야 하고, 일반적인 상황이 되어서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 팀은 아무것도 제대로 해낼 수 없을 것입니다.
제품 책임자는 우선순위 결정 기준을 주도하고 무엇이 정말 시급한지 판단해야 합니다. 일반적인 지침은 다음과 같습니다.오늘 이 작업을 하지 않으면 매출 감소, 부정적인 이미지 형성 또는 고객 불만으로 이어질까요?
팀의 우선순위는 항상 더 큰 사업 목표 달성에 맞춰져야 합니다. 우리가 팔려고 하는 건가요?
신제품 출시? 신규 고객 확보? 기존 고객 유지? 이 중 현재 우리 조직에 가장 중요한 것은 무엇일까요? 마케팅 담당자는 항상 이 점을 이해하고 모든 것이 동등하게 중요한 우선순위가 될 수는 없다는 것을 인식해야 합니다.
팀의 우선순위를 설정하는 가장 효과적인 방법은 주요 목표를 이해관계자들과 합의하고 핵심 프로젝트에 대한 분기별 로드맵을 유지하는 것입니다. 새로운 요청이 들어오면 마케팅 담당자는 합의된 우선순위에 따라 이를 평가해야 합니다. 이 역할은 다음과 같은 질문을 던져야 할 수도 있습니다.
- 이 작업은 우리의 로드맵 목표와 어떻게 연관됩니까?
- 이 제품에 대한 시장의 긴급한 수요가 있습니까?
- 우리가 이 일을 맡지 않을 경우 어떤 부정적인 영향이 있을까요?
- 이 작업이 고객에게 어떤 이점을 가져다줄까요??
- 이 작업이 우리가 진행 중인 다른 작업에 영향을 미칠까요??
팀이 비즈니스 우선순위와 업무가 로드맵, 고객 및 팀에 미치는 영향을 명확하게 이해한다면 애자일 마케팅을 통해 성공을 거두는 데 한 걸음 더 나아갈 수 있을 것입니다.
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by 스테이시 애커먼
출처 : 마테크
