メールによるアウトリーチがビジネスの重要な部分を占めているなら、返信の有無が生産性と収益に大きな影響を与える可能性があることをご存知でしょう。結局のところ、メールによるアウトリーチは以下の鍵となるのです。
- 営業：温かい「電話」と冷たい「電話」の両方
- ゲスト投稿の機会
- インフルエンサーマーケティングキャンペーンの一環としてのアウトリーチ
メールへの返信を引き出す方法を理解することは、今後何年にもわたってビジネスに利益をもたらす重要な関係を築くのに役立つスキルとなる可能性があります。以下に、メールを読んでもらい、返信をもらう可能性を高める5つの方法をご紹介します。
1. メールを短く書きます。
長文のメールを送ると、たとえ丁寧に書き、言葉遣いに気を配ったメールであっても、返信をもらえる可能性が下がる可能性があります。その主な理由は2つあります。受信者が長文のメールを読む時間や意欲がないか、あるいは適切な詳細な返信をする時間が足りないと感じているかのどちらかです。
ある研究で、ボストン大学とMITの研究者たちは、短いメールは返信時間と従業員の生産性の両方を向上させるという結論に達しました。「短くて要点を絞ったメッセージを送信するメールユーザーは、長くてまとまりのないメッセージを送信するユーザーよりも、明らかに返信が早い」と研究者たちは記しています。
持ち帰り： 返信をもらう可能性を高めるには、メールは短く要点を押さえた内容にしましょう。何を求めているかを明確にし、不要な情報は含めないようにしましょう。
2. メールエンゲージメントのピーク時間を把握する。
メールへの反応を得るには、まず受信者が実際にメールを見て開封してくれるかどうかを確認しましょう。その可能性を高める一つの方法は、メールエンゲージメントがピークになる時間帯にメールを送信することです。
GetResponseの調査によると、このピーク時間帯は午前8時から10時、そして午後3時から4時（現地時間）です。この時間帯は多くの人がデスクで受信トレイをチェックしている時間帯です。つまり、この時間帯にメールを送信すれば、メールが受信トレイの一番上に表示される可能性が高くなります。
このデータはグループメールキャンペーンに特化していますが、個人メールにも当てはまります。人々がメールをチェックする可能性が最も高い時間帯を把握することで、最適なタイミングでメールが届くようにスケジュールを立てることができます。
3. 人々に反応する理由を与える。
反応を得るには、次のように言うだけで十分かもしれません 現在も将来も、 相手に反応してもらう必要があります。1970年代に行われた研究では、どのような種類の要求が最も相手に従わせやすいかを特定しようとしました。被験者は図書館で書類のコピーを始めようとしたまさにその時、実験者に近づきました。実験者は、以下の3つの質問形式のいずれかを用いて、コピー機の使用を依頼しました。
- 「すみません、Xページあります。コピー機を使ってもいいですか？」
- 「すみません、xページあります。コピーが必要なので、コピー機を使わせてもらってもいいですか？」
- 「すみません、xページあります。急いでいるので、コピー機を使ってもいいですか？」
結果は驚くべきものでした。最初のリクエストの遵守率はわずか60%でしたが、2回目と3回目のリクエストではそれぞれ93%と94%という驚異的な遵守率を達成しました。
持ち帰り： メールの返信をもらう可能性を本当に高めたいなら、 人々に反応する理由を与える最良の結果を得るには、説得力のある（そして真実の）理由を述べてください（例：「締め切りに間に合うためにこの情報が必要なため」）。
4. 条件なしの恩恵を与える。
おそらく、心理学の「相互関係性」という原理についてはすでに聞いたことがあるでしょう。彼の有名な著書には、 影響：説得の心理学ロバート・チャルディーニは、相互主義とは、私たちに何かをしてくれた人や贈り物をくれた人に対して恩義を感じたいという生来の欲求であると説明しました。
返報性の原理はマーケティングにおいてよく用いられます。例えば、無料サンプルを提供して正規の製品を購入してもらうといったケースです。同じ原理は、メールの返信を得るという場面にも容易に応用できます。例えば、次の2つのメールの返信のうち、どちらに返信したいと思うでしょうか？
- 「本日、私のクライアントの一人にあなたを推薦しましたので、お知らせしたくご連絡いたしました。また、上記のパートナーシップにご興味がございましたら、お知らせください。」
- 「上記のパートナーシップを追求することに興味がある場合は、お知らせください。」
持ち帰り： 可能な限り、メールの返信をお願いする際には、ちょっとした、条件なしのお願いをしましょう。相手は、メールに返信してくれるほどの恩義を感じてくれるかもしれません。
5. （適切な）ユーモアを使う。
どれもうまくいかない時は、昔ながらのユーモアを試してみるのも悪くありません。軽いコメントや、返事を待っていることをユーモラスに伝えるだけでも、相手が必要としている優しい刺激になるかもしれません。
ユーモアを使って反応を引き出す方法の例
ただし、注意が必要です。相手と以前に接点がなかった場合、ユーモアは逆効果になる可能性があります。
持ち帰り： もし誰かがあなたのコメントを不適切、操作的、あるいは最悪なことに、ただ面白くないと思ったら、その反応を非常に長い間待つことになるかもしれません。
最終的な考え
上記の戦略は返信を得られる可能性を高めるはずですが、メールの書き方によってはその効果を打ち消してしまうこともあるので注意が必要です。具体的には以下のようなものが挙げられます。
- 一般的な挨拶を使用する（例：「拝啓」または「関係者各位」または「拝啓」）
- 誤字や文法の誤りのあるメールを送信する
- 電話や直接会って話した方がよいデリケートな話題についてメールを送る
- フォローアップメールを送信する前に、相手に十分な返信時間を与えない
- 皮肉や意地悪なリマインダーを含める（例：「私のメールは返信するほど重要ではないようですね」）
電子メールの返信を得ることは、芸術であり科学でもあります。そのため、さまざまな戦略を試してみて、どれが効果的かを確認することをためらわないでください。
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by ジェイソン・デマーズ
ソース： 起業家
