200通でも2,000,000万通でも、常にメールを監視する必要があります。そのためにはいくつかの方法があります。
1. メーリングリストを作成します。
「シード」とは、メールがいつ配達されたか、到着時の状態はどのようなものだったかなどを報告してくれる、さまざまな場所から数人の名前を追加することを意味します。
例えば、700通だけ地域限定で郵送する場合は、その地域内のシードネームを4～5つ追加します。自分の自宅住所、友人数名、そして親戚の住所などを追加してもよいでしょう。
あるいは、全国に1万部発送する場合は、全国から10人のシードネームを追加しましょう。自分の住所、別の地域にいる取引先の業者、名簿業者の住所、大叔母、他州に住む友人など、様々な情報を含めることができます。
目標は、販売品の進捗状況と状態を正確に把握することです。信頼できる「シード」受取人から報告を受ける必要があります。
2. USモニターを使用する.
全国規模の郵送を行う場合は、US Monitorにご加入ください。US Monitorは、メールファイルに追加できるシード名を提供します。これらのシード名は全国に分布しています。US Monitorのシード名を含めて郵送すると、郵便物がいつ配達されたかを追跡できます。
例えば、全国10か所に10個の種子名があるとします。US Monitorは、フロリダ、メイン、オレゴン、ニューメキシコなどの州に郵便物が届いた際に通知をお届けします。郵便物の到着予定時刻を確認できるだけでなく、郵便物の状態に関するレポートも受け取ります。さらに、種子の断片を返送してもらうことも可能なので、どの断片が郵便物に届いたのかを正確に確認できます。これは、印刷業者に知られることなく、印刷品質が良好かどうかを確認する良い方法です。
3. TrackMyMail サービスを使用します。
Pitney BowesのTrackMyMailサービスは、郵便物の配達時間を追跡する最も効果的な方法です。このシステムは、独自のシード名を追加したり、US Monitorを使用したりする場合とは異なります。
TrackMyMailは種名を提供しません。代わりに、お客様と協力して、販売品の一部（通常は約1,000点）に特別なバーコードを貼り付けます。USPSは、品物が輸送されるたびにこの特別なバーコードをスキャンします。オンラインで、お客様の郵便物がどこにあり、何点が最終目的地に到着したかを正確に確認できます。
例えば、ロサンゼルスから郵便物を発送した場合、アメリカ国内を移動する郵便物を追跡できるようになります。中西部、南部、北東部などにいつ到着したかを確認できます。また、どの地域では郵便物がすぐに配達され、どの地域では配達に時間がかかっているかがわかります。
TrackMyMail では、郵便物がどのように見えるかはわかりませんが、郵便物がどこにあり、いつ配達されるかについての最新情報が提供されます。
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by クレイグ・シンプソン
