Evenementenmanagement is een essentieel onderdeel van de marketingmix. Als je een merk beheert, moet elke marketingactiviteit aansluiten op je algehele marketingstrategie. Het is bovendien van cruciaal belang dat je weet wie je doelgroep is en waar ze zich bevindt.
Evenementen zijn een goede manier om je merk te versterken, maar hoe weet je of je het goed aanpakt? Hier zijn vier tips voor succesvolle evenementenmarketing:
Bepaal uw evenementdoelen
Aangezien uw concurrenten het doen, waarom zou u het dan niet doen? Fout.
Weet eerst waarom je een evenement wilt organiseren. Past het in je algehele marketingstrategie? Bevindt je doelgroep zich op dit platform? Hoeveel mensen wil je bereiken? Levert het je een bepaalde winst op? Versterkt het je merkwaarde?
Er zijn talloze evenementdoelen die je kunt nastreven, maar zorg ervoor dat ze samenhangen met de overkoepelende doelen die je oorspronkelijk voor je merk hebt gesteld.
Promoot uw evenement door uw middelen optimaal in te zetten.
Zodra je die doelen hebt vastgesteld, moet je de andere variabelen definiëren, zoals het budget, de datum, het tijdstip en de locatie. Nu kun je beginnen met het promoten van je evenement. Het klinkt misschien duur, maar dat hoeft het niet te zijn.
Aangezien je weet wie je doelgroep is, en dat zou al een tijdje zo moeten zijn, is het verstandig om eerst je interne middelen te benutten. Hier zijn een paar aanknopingspunten.
E-maillijst
Gebruik je e-maillijst om promotionele nieuwsbrieven te versturen ter promotie van je evenement. Ze hebben zich aangemeld als abonnee, dus ze tonen interesse! Houd ze op de hoogte van het laatste nieuws rondom je merk, in dit geval je evenement. Bouw een goede relatie met ze op, want zij zijn je belangrijkste troef.
Sociale Media
Benut al je socialmediakanalen. Je volgers op Facebook, Twitter, LinkedIn en Pinterest volgen je niet voor niets. Het mooie van deze kanalen is dat ze je vrijwillig volgen (net als je e-maillijst). Maak daar dus gebruik van. Communiceer met ze en laat ze weten dat je ze graag bij je activiteiten wilt betrekken.
Neem contact op met brancheorganisaties.
Verenigingen zijn een belangrijke bron omdat ze mensen samenbrengen. Mensen met dezelfde interesses en dezelfde ideeën vinden elkaar – maak daar dus gebruik van. Stuur persberichten naar de brancheverenigingen waar je lid van bent en vraag hen om ze te plaatsen op hun officiële sociale media, blogs en websites. Op die manier bereik je de juiste doelgroep met je evenementupdates, tegen minimale of zelfs geen kosten!
Werk samen met of ga een partnerschap aan met bekende merken in de branche.
Ga op zoek naar mogelijke sponsors voor je evenement om kosten te besparen en je netwerk uit te breiden. Als een bekend en gerenommeerd merk met je wil samenwerken, onderzoek die mogelijkheid dan, want het kan een aanzienlijk bedrag aan je budget toevoegen. Laat hen het evenement ook promoten bij hun eigen doelgroep, gebruikmakend van hun eigen netwerken. Dat is onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst, dus je profiteert ook van gratis promotie voor het evenement.
Plan goed. Wees georganiseerd. Delegeer taken.
Het organiseren van een evenement brengt veel details met zich mee. Elke evenementenorganisator heeft wel een checklist, dus zorg ervoor dat u er ook een heeft, met de bijbehorende deadlines en een verantwoordelijke voor elke taak. Goede planning begint ruim van tevoren. Sommige evenementen vergen 4-5 maanden, andere een jaar, en weer andere, zoals de Olympische Spelen, wel 10 jaar! Zorg er dus voor dat elk evenement dat u organiseert goed gepland is.
Besef dat je niet alles alleen kunt doen. Wees niet bang om taken te delegeren of uit te besteden als je organisatie klein is. Een goede projectmanager weet hoe hij taken op de juiste manier moet delegeren en zorgt ervoor dat de afspraken worden nagekomen.
Houd rekening met de wet van Murphy, maar geniet van het proces.
Als evenementenplanner moet je altijd de Wet van Murphy in gedachten houden: alles wat mis kan gaan, zal misgaan.
Wees dus voorbereid. Geen enkel evenement is perfect. Er zullen altijd problemen zijn, dus reserveer een buffer in je budget voor onverwachte tegenslagen. Denk snel en wees bereid om te improviseren.
Hoewel het waar is dat je goed voorbereid moet zijn, is het ook belangrijk om van het proces te genieten. Het is een goed en nuttig kanaal om contact te leggen met je publiek en met hen in gesprek te gaan, dus je moet ervoor zorgen dat het een plezierige ervaring is voor hen én voor jezelf!
___
by Meg Cabrera
